2 de marzo de 2020
Es probable que estés leyendo esto porque te sientes estresado por un evento que tienes que organizar en un futuro próximo. Organizar un evento con tan poca antelación puede ser toda una tarea, ya que, por lo general, la planificación de un evento lleva varios meses. Pero puede ocurrir que tengas que organizar un evento empresarial de última hora, como el lanzamiento de un producto, la inauguración de una nueva sede o, simplemente, que te hayas olvidado del evento. En Eventic, tenemos experiencia en este tipo de situaciones de última hora. Para tranquilizarte, hemos decidido escribir sobre algunos pasos que podemos seguir juntos para organizar un evento inolvidable en tan poco tiempo.
Consejo n.º 1: céntrate en el tronco
Una invitación creativa es estupenda, y todos estamos a favor de una decoración de mesa perfecta, pero nos gusta empezar por lo esencial. Normalmente empezamos por lo básico, como la fecha, el número de invitados previstos, el presupuesto y el plazo. A continuación, pasamos a tus necesidades de catering y terminamos con tus posibles necesidades audiovisuales. De este modo, tenemos lo básico cubierto. Como Eventic se centra en la creatividad en el sector corporativo, añadimos luego los toques finales, como el entretenimiento, la decoración y las flores. Siguiendo este plan, nos aseguramos de no perder el tiempo.
Consejo 2: Define tu público objetivo
Es muy importante dirigirse al público adecuado. Toda la energía y el dinero invertidos en organizar este evento de última hora se habrán desperdiciado si el público no se ajusta a tus objetivos estratégicos o al motivo por el que realmente estás organizando este evento. Para ello, reflexiona sobre el motivo por el que estás organizando este evento. ¿A quién se podría invitar para llevar estos objetivos al máximo? ¿Conoce a alguien más, fuera de la lista habitual de invitados, que pudiera resultar interesante? En Eventic creemos firmemente en la alineación de sus objetivos con el evento y, por lo tanto, estaremos encantados de ayudarle en este sentido.
Consejo n.º 3: Invita a tus invitados a través de tus redes sociales
¿Tú o tu empresa habéis decidido organizar un evento para los empleados o clientes de la empresa, pero os dais prisa? En estas situaciones, puede resultar muy útil recordar a los asistentes que se celebra este evento. Sería una pena que, después de todo el esfuerzo que hemos dedicado, todo el mundo se olvidara de él. ¡Así que mantén activas tus redes sociales! Publica historias en Instagram o incluso fotos del evento en Facebook.
Consejo n.º 4: Disfruta del día del evento
Este último consejo es muy importante, ya que nuestros clientes suelen olvidarse de disfrutar del evento. Los eventos son una gran oportunidad para socializar y, de vez en cuando, relajarse un poco. Nuestra labor consiste en gestionar su evento. Aunque no dispongamos de mucho tiempo para prepararlo, eso no significa que no estemos preparados. Por eso, le recomendamos encarecidamente que se relaje y disfrute del evento.
Así que mantén la calma, no te estreses y no te tires de los pelos. Todo irá perfectamente bien si sigues estos pasos. Si trabajas con Eventic, confía en nuestra profesionalidad y tu evento será una experiencia inolvidable de la que tus invitados seguirán hablando durante años. Esperamos haberte tranquilizado con este artículo sobre cómo organizar un evento con poca antelación.
